每年 30 万美元打水漂？如何破解企业协作成本陷阱

已更新：7月26日

数字白板是什么？

简单来说，它就是一块「在线黑板」—— 团队能随时随地在这块屏幕上写写画画、贴便签、拉图表，还能多人实时协作，就像围坐在会议室白板前一样。

近年来，数字白板在远程和分布式团队中越来越受欢迎。如今这类工具的市场规模已膨胀至约 80 亿美元——原因显而易见。白板已成为工作流程中的标配：团队在此碰撞灵感、头脑风暴，真正孕育推动业务前进的创意。

但 IT 负责人眼中的白板，却像一块甜蜜的"预算黑洞"。它们往往是技术栈中又一个孤立的工具，需要单独的安全维护、合规审查，甚至专属预算。事实上，独立白板和其他冗余工具每年可能让企业烧掉高达 30 万美元——足够买下三辆特斯拉 Model S 了。

好消息是：IT 部门既能保留团队的创意空间，又能有效省钱。秘诀很简单——抛弃独立工具，最大化现有技术栈的价值，用「功能全面且安全」的平台实现"一鱼多吃"。

成本控制是高管们的共同课题。对 IT 负责人而言，管理成本意味着对技术栈"断舍离"：砍掉冗余工具。而像 Miro、Mural 这类独立白板，往往是优先"瘦身"对象。

不是白板没用，而是独立白板太费钱，当白板真正融入技术栈时，它确实是团队协作的神器。但独立白板却带来三重暴击：

工作流割裂：白板只负责头脑风暴，后续执行还得另买项目管理、文档协作、远程沟通等工具。更麻烦的是，IT部门得手动把这些工具和白板"粘"在一起，防止创意流失。
安全漏洞+1：每增加一个独立工具，黑客就多一个突破口。更别提小众白板的安全防护往往像瑞士奶酪——全是洞。
价格刺客：某些白板顶着"视觉工作平台"的炫酷头衔，月租费却高达 16-17 美元/人。要知道，这价格足够买两杯星巴克中杯拿铁了。

IT 部门需要的是「功能齐全不烧钱」的白板解决方案——这正是 Confluence 的强项。

作为 Atlassian 旗下的知识管理平台，Confluence 不仅是数字白板，更是团队的协作中枢。它能一站式支持项目协作、异步办公、文档管理、企业内网，甚至生成式 AI 功能。用一个许可证的价格，解锁整个创意工作流。

我们用 Confluence 做头脑风暴、项目规划、会议记录、路线图制定…技术团队和业务部门都在用，它已经渗透到每个角落。—— 某奢侈品牌协作负责人（引自 Forrester《Confluence 总体经济影响报告》）

省钱秘籍：

价格降维打击：独立白板月租约 16 美元/人，而 Confluence 仅需 10 美元/人，还附赠知识管理全家桶（协作空间、数据库、AI 功能、模板库等）。
自带用户基础：已有知识管理系统的团队无需重新培训，全员秒变白板高手。

这笔账不难算：花得更少，得到更多。

换工具最怕什么？"新平台功能不如旧工具！" 但 Confluence 白板用实力打破偏见：

IT 部门最头疼的两大难题：数据迁移和用户抵触。Confluence 早就备好了解决方案：

Confluence 白板让我们在产品开发阶段实现跨团队高效协作，可视化对齐开发计划，提前识别风险，随时追踪进度。"

——Trust Bank 敏捷教练 Stewart Gray

在这个既要省钱又要高效的时代，Confluence 用「白板+知识管理」的组合拳，让团队从头脑风暴到落地执行无缝衔接。省下的不仅是预算，更是无数个加班对接的深夜。

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