Atlassian 万人团队高效协作秘诀：一个工作系统，如何创造“不可能”的成就？

把团队协作障碍，变成发展机遇

Atlassian 团队对“团队协作”有着非凡的热情。作为一家拥有 30 多万企业客户（包括 80% 以上的财富 500 强公司）的行业领军企业，我们通过领先的工具，持续助力企业取得成功。

无论行业和规模如何，我们的客户都面临着现代工作中的普遍挑战。在为《2024 年 Atlassian 团队现状报告》调研了 5000 名知识工作者和 100 位财富 500 强高管后，我们发现一个残酷的现实：“团队比以往任何时候都更忙，但成就却更少。”随着工具、数据和分布式团队数量的激增，许多公司都注意到了生产力、员工敬业度、协作一致性以及专注工作时间都在下降。

看到这些挑战如此普遍，我们决定将指导 Atlassian 高效协作的方法论正式化，并将其命名为：Atlassian System of Work。

连接技术与业务团队

Atlassian System of Work 是基于我们 20 多年的团队协作研究和实践经验总结出的一套方法论。它旨在指导技术驱动型组织如何高效运作，通过连接技术与业务团队，从而加速项目进程，实现团队影响力的最大化。

这个工作系统有几个核心原则：

🎯 目标对齐：确保所有工作都与最终目标保持一致，让每个人都清晰地理解项目成果和进展。

🗂️ 规划与跟踪：从领导到普通员工，每个人都清楚关键项目的当前状态和下一步计划。

💡 知识共享：让关键信息在团队间高效流转，确保每个人都能轻松获取背景信息和所需资料。

Forrester Consulting 的研究显示，有效协作的组织能够获得更好的内外部成果，包括“更高的客户和员工满意度，更强的响应和创新能力，以及更可观的营收和增长。”

然而，尽管所有人都认同协作的重要性，但同一份 Forrester Consulting 的研究显示，在受访的技术与业务高管中，只有不到 2% 的人认为自己的组织能有效实践以上所有三项原则。

是时候改变了。旧的工作模式已经无法适应现代成功的路径。Atlassian 将全力帮助大家完成这一转变，释放所有团队的潜力。

统一的工作系统，助力 Atlassian 万人团队高效前行

Atlassian 打造了一个企业级、可扩展的云平台和一系列团队协作产品，帮助客户落地这一工作系统。该系统让各行各业的团队能够：将工作与正确的目标对齐，无缝规划项目，打破知识孤岛，从而驱动集体影响。

从汽车、消费品到软件行业，Atlassian 的客户们正在积极拥抱这一工作系统，并获得了更快的价值实现、更高的团队成功率和投资回报。

当然，我们自己的内部团队，更是这一工作系统的忠实践行者。

🎯 目标对齐

我们的实践

增长始于目标。在 Atlassian，我们首先会设定组织层面的“目标与关键成果”（OKRs），明确要完成什么以及如何达成期望结果。这些 OKRs 会逐层分解到每个团队，确保团队和个人目标都与最高层目标保持一致。

Atlassian 的领导层每月都会跟踪进度，每季度重新评估和调整 OKRs，确保我们以正确的方式解决正确的问题。同时，团队也会对下一季度的交付成果和里程碑达成共识，以实现每个目标。

我们的产品

Atlassian 的领导层使用 Atlassian goals 应用来跟踪和记录最高层级的 OKRs。

🗓️ 目标设定与追踪：年度实例

目标是 Atlassian 的指路明灯。我们有意让个人、团队和公司层面的目标对所有人可见，因为只有达成共识，才能创造有意义的影响。无论你在哪里工作，共享的目标都能确保我们步调一致，激发我们做到最好。

—— Atlassian 总裁 Anu Bharadwaj

在 2025 财年伊始，我们的领导团队设定了组织 OKRs，并将其记录在 Confluence 页面上。这些页面详细说明了决策背景，以及目标如何在组织内逐层分解。

接着，团队使用 Atlassian goals 应用将他们的目标（总计超过 5000 个！）和相关项目与更高层级的 OKRs 关联起来，确保个人工作与团队目标一致，团队目标又与组织目标对齐。

整个财年，团队每周或每月在 goals 应用中分享项目更新，利益相关者可以“关注”以接收通知。这个过程极大地促进了跨职能沟通，让每个人都步调一致，同时也减少了为同步状态而召开的会议。

通过 Atlassian Home 仪表盘，每个人都能看到自己以及其他团队的目标和进展。这个仪表盘汇集了 Atlassian 生态系统中的所有工作，为每位员工提供了个性化视图，让他们清楚地看到自己的目标如何与业务目标挂钩。

🗂️ 规划与跟踪

我们的实践

在如此大规模下规划和跟踪工作，需要有组织、有目的的实践。

年度计划和 OKRs 会在公司内部共享，以确保每个人都知情并保持一致。然后，团队会建立项目来规划和跟踪所有项目和产品工作。

每个部门都有一个服务管理流程，以便团队可以互相请求服务或支持，例如向工程团队提交一个 Bug 或功能请求，向人力资源部门提问，或者向 IT 提交一个支持工单。

在每一步，团队都相互协作，管理依赖关系、共享知识、推进工作，并根据结果和反馈进行迭代。

我们的产品

Atlassian 的根基是团队项目管理。虽然我们的产品已经超越了项目管理，但我们仍然使用一个名为 “Teamwork Foundations” 的工具组合。

所有团队都使用：

• Confluence：我们使用最广泛的工具，几乎所有员工（包括承包商、合作伙伴和供应商）都用它进行规划、记录和分享知识。

• Jira：用于项目和产品管理。

• Loom：用于向其他团队和利益相关者分享计划和目标的解读，在无需安排大量会议的情况下，增加工作可见性。

• Rovo：通过自主、专业的 AI 智能体，扩大项目和工作的影响力。

专业团队还使用：

• Jira Service Management：用于高速服务管理。

• Jira Product Discovery、Bitbucket 和 Compass：用于世界一流的软件开发。

🧱 开发和发布新版 Jira

从产品和工程，到市场和销售，所有参与这个高风险全球项目的团队，都需要一个统一的协作平台。Jira 提供了这个平台。它让公司上下，甚至跨部门的工作和目标都清晰可见，从而提升了透明度、信心和速度，同时也减少了会议。

—— Atlassian 产品负责人 Leith Stevens

在我们的旗舰活动 Team '24 上，Atlassian 在数千人面前发布了新一代 Jira：一个供所有团队规划和跟踪工作的共享平台。

这个发布背后，是 Atlassian 团队的一次史无前例的跨组织冲刺：150 多名员工，来自 20 个团队，跨越 6 个时区，在短短 3 个月内通力合作，成功合并了两个产品并发布了新版 Jira。而这一切，都是在 Jira 上完成的。

• Jira 上的目标可见性，确保所有团队（包括高管）步调一致，打破了部门壁垒，让每个人都清楚项目状态，并减少了会议。

• 团队使用 Jira Product Discovery 收集和优先级排序想法，这些想法会自动同步到 Jira 的待办事项和冲刺任务中。

• Jira 的灵活性让大家可以按自己喜欢的方式工作。软件团队使用敏捷实践和冲刺，而市场团队则使用业务计划和日历，所有产品、工程和销售团队都可以实时查看。

• Confluence 在策略制定、发布计划、信息传达和文档记录方面也发挥了关键作用。

🤝 IT 和 HR 服务管理

“团队无界”模式的关键在于，为团队提供获取所需信息和支持的平台。有了 Jira Service Management 的虚拟服务智能体，我们的 HR 团队能够高效处理员工请求，每年节省约 3000 小时，让我们有更多精力提供更顺畅、愉悦的员工体验。

—— 首席人事官 Avani Prabhakar

在 2024 财年，Atlassian 的业务和技术团队在 Jira 和 Jira Service Management 上协作完成了近 140 万个工单和 1100 多个项目。HR 和 IT 部门是完美的范例。他们使用 Jira Service Management 并辅以 AI 虚拟服务智能体，协同支持分布式员工的整个职业生涯周期，加快响应速度，并节省出大量时间。

例如，员工可以在 Slack 中提问公司政策，立即得到虚拟服务智能体的回答，并被引导到相关的知识库文章。对于更详细的查询，他们可以请求私下对话。所有互动都会作为请求在 Jira Service Management 中被跟踪，让员工了解预计响应时间，并让 HR 能够对问题进行分类、跟踪进度和升级。

Atlassian 的员工服务台 G’Day 平均每月会收到来自 HR、设施、财务和法务部门的 3500 个查询。虚拟服务智能体解决了其中 22% 的请求，每周节省了约 57 小时的工作量。正是这些能力，让人事运营团队能够在不增加人手的情况下，处理不断增长的查询量。

💡 知识共享

我们的实践

Atlassian 始终信奉开放式工作。事实上，我们的核心价值观之一就是“开放公司，拒绝废话。”

我们把所有内容都记录在一个“单一事实来源”中，从日常笔记到正式策略，这样我们都能快速找到所需信息，从而更高效、更有效地工作。

知识本身的作用是有限的。要最大化其价值，我们必须将知识从“拥有”转化为“分享”，再到“行动”，最终“扩大其影响”。我们通过分享书面笔记、视频、演示文稿、日常对话、会议、培训、手册等方式，释放集体的智慧，将想法变为现实。轻松获取这些信息可以减少重复工作，让每个员工都能更快地开始任务，从而在个人和公司层面提高生产力。

我们的产品

Atlassian 员工使用 Confluence、Rovo 和 Loom 来记录、分享和发展知识，这些工具都是我们 “Teamwork Foundations” 系列的一部分。

• Confluence：我们将其用作协作和知识共享的连接工作区。仅在 2024 财年，员工就创建了超过 80 万个页面。Confluence 的空间默认是开放的，但也可以通过高级权限来确保信息的私密性。

• Rovo：Atlassian 的员工使用开箱即用的 Rovo 智能体或自己创建智能体，来作为虚拟队友，帮助完成专业任务。例如，团队已经创建了可以生成会议议程、批量更新数百个页面的元描述以改进 SEO、用 Atlassian 的官方口吻撰写公关内容，甚至协助进行同事绩效评估的智能体。

• Loom：作为一个分布在全球 14 个国家/地区的全球性公司，我们需要异步沟通和协作的方式。对此，我们求助于 Loom 视频消息。Atlassian 的员工每月创建数千个 Loom 视频，向同事分享更新和信息，参与培训，获取支持，记录对话以供将来参考等等。我们还使用 Loom AI 来分享会议录音、笔记和行动项，确保每个人都能了解会议内容，即使他们无法参加。

🔄 活动策划与执行

Jira 是营销活动团队的“生命线”，用来规划和跟踪每年 500 多个活动的工作。Confluence 是我们鲜活的知识中心，让信息高效流转。我们依赖这些基础工具，确保近 3 万名现场参与者（以及更多线上参与者）每一次都能获得绝佳体验。

—— 活动主管 Amy Walter

成功举办一场线下活动是跨团队协作的终极典范。从我们的旗舰 Team 大会，到每周的圆桌会议和线上研讨会，跨职能团队需要合作数月甚至数年，才能为所有利益相关者（参与者、员工、演讲者、内外部策划团队、媒体等）带来完美的 Atlassian 活动体验。

Atlassian 的产品、销售和市场团队，以及外部代理合作伙伴，每年要为数百个活动共同完成 3000 多个关键交付项。即使是一个小小的失误或目标偏差，都可能影响整个体验。这就是为什么我们的活动团队使用 Atlassian 工具来连接所有利益相关者，让每一个活动都成功落地。

• Confluence 是团队保持信息最新，并进行协作的知识来源。利益相关者可以轻松搜索 Global Events 的 Confluence 空间，获取从高层策略、行动手册到详细信息指南、后勤和现场员工指示等所有信息。

• Loom 视频在活动前为内部员工提供了重要的活动知识。例如，“你该了解的”视频会分享活动背景和对现场员工的期望。此外，高管论坛的与会者也会收到包含活动概览的 Loom 视频邀请。

• Goals 应用帮助策划团队专注于每个活动的目的，并跟踪每周的完成进度。

• Jira 是规划和跟踪工作的运营模型，确保团队遵循时间表，并帮助内部团队和多个外部代理合作伙伴保持步调一致。

• Jira Service Management 提供了一个一站式服务平台，参与者可以在这里获得问题的答案和请求的响应，确保每个人都拥有五星级的体验。

• Rovo 智能体能为内部团队提供常见问题的答案。

▶️ 异步沟通：拥抱 Loom

2024 年，Atlassian 员工每月创建了约 1.4 万个 Loom 视频，观看次数超过 10 万次。我们用这些视频分享从高管公告到跨时区快速更新的各种信息。因此，每位员工每月平均节省了约 3 个会议。将 Confluence 和 Loom 结合使用，在入职和快速上手任务上，可以节省 2 倍的时间。

—— 协作技术经理 Harvey Jones

Atlassian 的员工使用 Loom 来减少和优化会议，同时不牺牲团队连接。事实上，在使用 Loom 的前两年，我们节省了超过 100 万次会议！

Atlassian 总裁 Anu Bharadwaj 是一个 Loom 的深度用户，她会定期通过视频向她的团队和整个公司分享最新动态。员工们已经观看了她的视频数千次，并进行了热烈讨论。

Loom 不仅有助于自上而下的沟通，也促进了团队间的横向交流。例如，我们的一个 Jira 团队有一个专门的 Loom 空间，用来展示新功能的快速演示。通过 Slack 集成，这些新视频会自动推送到 Slack，供利益相关者查看。

✨ 节省时间，Rovo 助力更优决策

Rovo 正在帮助公司各地的员工简化重复性任务，更快地完成复杂工作，并专注于真正重要的事情。

—— 销售、业务价值与信任主管 Holly Tompkins

Rovo 正在改变我们团队搜索信息、做决策和完成工作的方式。例如，我们的用户每周使用 Rovo 就能节省 1-2 小时，它提供个性化答案和专家建议。这相当于每人每年节省 50 多个小时，这些时间可以用于更有意义、更具价值的工作。

团队成员还创建了 1000 多个 Rovo 智能体。以 Customer360 智能体为例，它帮助我们的团队和高管为客户会议做准备。他们无需花费数小时（甚至数天）在内部数据库、CRM 和 Slack 中查找信息，Customer360 可以利用多个数据源，即时回答诸如“我们过去 6 个月与这位客户的互动情况如何？”和“这位客户目前关注的关键项目和优先级是什么？”等问题，然后将这些信息汇总成一个 Confluence 简报页面。

和许多公司一样，Atlassian 的数据和账户记录也分散在多个工具中。Rovo 让我们无需离开浏览器，就能跨内部和第三方工具进行搜索，从而保持工作流畅，在一个地方找到最相关的答案。

一个工作系统，连接公司内外团队

通过一个统一的工作系统，Atlassian 将团队凝聚在一起，以解决我们 20 多年来所看到的“企业协作和数据蔓延”挑战。有了这套协作哲学和匹配的产品，我们不仅能在这些普遍问题中生存下来，更在不断壮大。

“当工作分散在不同的工具中，信息被困在孤岛里时，任何组织都无法有效运作。通过使用 Atlassian 的 AI 驱动平台，将我们的团队集中在一个工作系统中，我们全球 1.2 万多名分布式员工变得更加目标一致、高效和成功。” Atlassian 企业工程主管 Tal Saraf 说，“技术和业务团队在一个平台上协作的工作系统哲学，是我们实现‘释放所有团队潜力’这一使命的重要组成部分。”