Atlassian 的假期管理秘籍：远程团队如何丝滑交接，让你安心休假？

有没有什么感觉比关上电脑、跳上飞机、火车或汽车，奔向下一个度假目的地更棒？当然没有！

但享受假期之前，你得确保团队在你不在时也能顺利工作。一个高效、丝滑的“不在办公室”（Out of Office，简称 OOO）交接计划并非偶然，它需要你和团队成员的共同努力和清晰沟通。

本文将深入解析 Atlassian 如何管理远程团队的 OOO 计划，分享我们的内部实践、模板和员工的真实心得。我们将揭示如何利用 Confluence、Jira、Loom 和 Rovo 等工具，让工作不间断，让你作为领导者或团队成员都能安心享受假期。

为什么远程团队更需要高质量的假期？💡

作为一家“远程优先”的公司，Atlassian 明白，对于分布式团队来说，有效的 OOO 计划至关重要。我们的“Team Anywhere”文化支持全球混合办公和远程工作，这意味着我们必须制定实用的策略来跨时区协作，确保每个人都能安心休假，而不影响工作进度。

如果你也远程或混合办公，你可能深知其中的挑战与机遇。FlexJobs 2024 年的一项调查显示，65% 的远程工作者认为，由于干扰更少、工作环境更专注，他们在传统办公室之外的工作效率更高。

但高效率不代表可以不休息。实际上，分布式团队成员往往更难完全脱离工作，而休息对于长期表现至关重要。更何况，根据 Atlassian《2025 团队状态报告》，如今的团队面临着以更少资源更快交付价值的巨大压力。

因此，制定一个周密的 OOO 计划不仅能让你恢复精力，还能确保同事在你离开时顺利开展工作。只要稍加准备、协调和借助合适的工具，你和团队就能避免工作过载，让你回归时精力充沛。

接下来，我们将手把手教你如何使用 Atlassian Teamwork Collection 来制定、准备和沟通你的 OOO 计划。

第一步：用 Confluence 集中化你的 OOO 计划和信息 ✍️

在《2025 团队状态报告》中，只有 20% 的知识工作者表示对团队分享重要决策信息的流程感到有信心。更复杂的是，受访者还表示，他们花费了比预期更多的时间来寻找信息和更新。

因此，为了给你即将到来的假期做好准备，你需要提前整理并让团队在你不在时能轻松获取这些信息。

在 Atlassian，我们使用 Confluence 页面来准备和沟通 OOO 计划和项目状态。Confluence 支持在文档内进行协同编辑、评论和通知。团队成员可以在你休假前异步提问，也可以在你回来后在此处提供更新，方便你集中查阅。

为了避免你的同事在你缺席时四处寻找项目和职责信息，我们提供了一个预建的 Confluence 模板，能将所有相关细节集中到一个地方：[个人 OOO 计划模板]。

这个模板能清晰地沟通你的休假日期、项目状态以及谁将接手哪些项目或职责。你可以在 OOO 计划中添加以下信息：

• 休假的起止日期

• 使用 @提及 直接在页面上标记你的同事

• 添加活跃项目的链接和参考资料

• 嵌入 Loom 视频，快速进行工作交接或流程讲解

• 链接到 Confluence 白板，提供流程或项目的可视化背景

最佳实践：谁不喜欢更少的会议和更多的异步视频更新呢？你可以在 Confluence 的 OOO 页面中嵌入 Loom 录屏，为团队提供更详细的背景信息。无论是快速交接还是讲解进行中的工作，这些嵌入的 Loom 视频都能带来身临其境的协作感，并方便地保存在 Confluence 中。

Atlassian 小贴士：将你的 Confluence OOO 计划链接添加到你的邮件自动回复、Slack 状态或 Google Calendar 日程中，这样同事们随时都能找到你的交接细节。

除了个人 OOO 计划，你还可以创建一个集中的 Confluence 页面，列出部门中所有人的休假安排。

使用[团队 OOO 通知模板]作为“单一事实来源”，让团队了解所有即将到来的休假。大家可以在这个页面上链接自己的个人 OOO 计划，并附上休假日期。

第二步：用 Loom 提前异步沟通，分享关键信息 📹

《2025 团队状态报告》显示，56% 的受访者表示，获取关键项目信息的唯一途径就是询问或开会。如果你准备休假，但没有提供足够的背景信息，可能会让团队在你回来之前陷入困境。

为了提供更丰富的信息，减少你在度假期间收到 Slack 消息或工作电话的可能性，录制视频是一个绝佳方法。

你可以用 Loom 录制一些视频更新，沟通预期、分享项目状态和目标，并为接手你部分职责的同事提供清晰的指导。把这些视频看作是你的“培训视频”。

你可以将这些视频直接嵌入到 Confluence 的 OOO 页面中，或链接到 Jira 事项中，让合适的团队成员随时掌握情况。记住异步团队的黄金法则——让信息易于查找，且能被需要的人获取。

录制 Loom 视频时，请参照这份清单：

• 检查你所有活跃的项目和截止日期，看看哪些需要录制视频进行交接。

• 添加同事在你不在时可以联系的关键联系人。

• 预判一两个问题，并在视频中提前解答。

录制完成后，将 Loom 视频嵌入到你的 Confluence OOO 页面中，以便轻松访问。最快的方法是直接将 Loom URL 粘贴到 Confluence 中，你也可以在 Confluence 页面内直接开始录制。

最佳实践：使用 Loom 的编辑工具来清理多余的语气词、更新标注或自动生成字幕。这样，即使是喜欢快速浏览的团队成员也能获取所需信息。

Atlassian 小贴士：请你的团队成员或下属也录制 Loom 视频，方便你从假期回来后观看。这样你就能快速了解项目进展，而无需安排一连串的会议。

第三步：用 Jira + Confluence 打通工作流，让每日工作更顺畅 🔗

一个强大的 OOO 流程就像一场接力赛——你交接的越顺畅，团队完成项目的速度就越快。

为了让工作流在现实中保持顺畅，你需要将你的交接文档与项目中的实际任务联系起来。因此，我们确保 Jira 项目与相关的 Confluence Space 相关联，这样所有 OOO 更新都能与其对应的工作紧密结合。

为什么用 Jira？ Jira 自动化可以将“下线”状态与项目时间表关联起来，自动通知相关利益方。这使得分配和重新分配任务变得更加容易。

同步 Confluence 和 Jira 有多种方式：

• 从 Confluence 创建 Jira 工作事项，简化任务管理。

• 将整个 Confluence 表格转换为多个 Jira 工作事项，将任务分配给异步团队。

• 链接 Confluence 和 Jira，实现两者之间的轻松跳转。

• 将你的 Confluence 日历同步到 Jira，实现简单的时间线可视化。

一个高效的 OOO 交接是什么样的？看这个例子：

1. 设计师 Sarah 将要去度假。

2. 她将一个 Loom 视频讲解嵌入到“移动端导航重新设计”的 Jira 任务中。

3. 她把这个任务链接到自己的 Confluence OOO 页面。

4. Jira 自动化通知备份设计师。

5. Rovo 分析 Loom 和 Confluence 的更新，并提出后续行动或新的 Jira 工作事项建议。

Atlassian 小贴士：将 OOO 文档链接到 Jira 事项，使用 Rovo 获取 AI 驱动的洞察，并自动化通知，让每个人都在同一个日历上保持同步。

第四步：用 Rovo 快速回顾，让假期后的“爬坡”变得轻松 💨

没人喜欢被落下。OOO 中的一个“O”代表“不在”，这意味着当团队成员休假时，不可能跟上所有 Jira 更新、消息和异步沟通。

我们的《2025 团队状态报告》指出，高管和团队每周有 25% 的工作时间花在寻找信息上。如果你能摆脱持续的“追赶模式”，每周就能节省大约一整天的工作时间。

这就是我们的 AI 队友 Rovo 发挥作用的地方。Rovo 让异步协作更智能，填补你可能没有注意到的空白。我们最喜欢的一个用例就是帮助员工从休假中快速恢复，接手已经为他们准备好的“接力棒”。

Meeting Insights Reporter（一个 Rovo Teamwork Agent）可以整合 Confluence、Jira 和 Loom 中的更新，并将其综合成一份“你错过了什么”的报告，让你更快、更轻松地跟上进度。你不再需要拉住某位同事询问你不在时发生了什么，你只需询问 Rovo 就能重新投入工作。

你可以 @提及 Meeting Insights Reporter，获取关于具体团队成员之间进行的对话、做出的决定和其他更新的详细信息。

如何使用 Rovo？ 你可以使用预设的提示，也可以自己编写。以下是一些例子：

• “总结我上周的会议和主要收获。”

• “让我了解一下我上周错过的会议。”

• “上周 @Charlie 和 @Samantha 在‘Sunrise 项目’中做了哪些决定？有哪些行动项分配给了我？”

• “根据上周的会议，为本周的项目冲刺会议制定一个议程。”

你的 OOO 交接清单 ✅

有效管理 OOO 不仅仅是行政任务，更是一种战略方法。以下是为你准备的 OOO 交接清单，请务必参考：

• 为团队休假时间表设置一个共享的 Confluence 页面，并让每个人创建自己的 OOO 计划。

• 为关键项目录制 2-3 分钟的 Loom 交接视频，并嵌入到你的 Confluence OOO 页面中，供团队成员异步观看和参考。

• 将你的日历连接到 Loom，自动录制会议，并将 AI 驱动的会议纪要和清晰的行动项发送到 Confluence。

• 链接 Confluence 和 Jira，实现自动化跟进。

• 使用 Loom 和 Rovo Agents 生成更新、总结和洞察，让快速“爬坡”变得轻而易举。

• 收集反馈，在下一位团队成员休假前改进流程。

通过采用 Atlassian 的这些假期规划和准备方法，你的团队可以确保同事不在时，工作不会停滞不前。相反，它会在清晰的目标、可见的进度、可访问的知识和智能自动化的支持下，持续高效地推进。

这不仅能提高生产力和项目质量，还能让你的员工真正地断开连接，恢复精力，从而带来更健康、更可持续、更高绩效的工作场所。

准备好改变你的远程工作和休假体验了吗？

探索 Loom、Confluence、Rovo 和 Jira 如何帮助你的团队保持连接和高生产力，无论身在何处。