展望 2025：重新定义工作管理

沟通、协作和协调对于一个高效的职场来说至关重要。在大公司里，你需要信息畅通无阻地流动，工作交接顺畅，流程标准化，这样才能帮助团队更好地组织工作，减少混乱，提高效率。

无论你是远程办公、混合办公还是现场办公，工作管理解决方案都能帮你实现这些。它可以帮助企业全面了解工作量，创建可以重复使用的、应用于不同项目的工作流程，存储各种资料，并帮助跨部门团队保持一致。简单来说，工作管理平台就是公司端到端运营的“唯一信息来源”。

什么是工作管理？

简单来说，工作管理就是一个系统，它通过提供全面的可见性和促进协作，来简化个人、团队和项目级别的任务。一个高效的工作管理系统可以提高生产力、效率，并最终实现业务目标。

工作管理是在组织层面进行的，它包括项目管理、资源管理、任务管理、时间管理和流程管理。你可以把它想象成一个“超级项目”，一个更高层面的项目。

换句话说，工作管理包含了成功项目的所有要素——只不过是在公司层面进行的。理想情况下，你应该拥有一套可定制的工具，这些工具比那些“一体化”的工具更深入，能够满足你的确切需求，并涵盖工作管理的各个方面：

• 项目管理是工作管理的重要组成部分。它需要一个项目经理来监督项目的范围、团队、预算和交付成果。

• 资源管理包括为正确的任务找到合适的人，了解他们的工作量，并以一种防止过度分配和项目延误的方式安排员工。

• 时间管理是一种帮助团队平衡工作量、按计划进行并按时完成任务而不会导致过度劳累的方法。最好的时间管理技巧可以在提高生产力的同时，保持团队成员的工作与生活平衡。

• 报告包括跟踪不同的业务流程，以衡量生产力和效率等变量。它可以帮助领导层做出决策，以改进业务流程并保持竞争力。

工作管理和项目管理

如果觉得工作管理听起来很像项目管理，那是因为它们在流程上很相似，但在规模上有所不同。项目管理的生命周期包括计划、安排、执行和分析，以实现项目目标。而工作管理的生命周期遵循类似的流程，但范围更广。它包含多个与战略业务重点和长期目标相关的项目。此外，它还包括组织内的每个团队，通常还包括外部利益相关者，并且是一个随着公司不断变化的需求而发展的重复过程。

简单来说，项目管理就像是“做一件事”，而工作管理则是“做好多件事”，并且这些事都是为了公司的大方向服务的。项目管理关注的是单个项目的成功交付，而工作管理则着眼于整个公司如何更高效地运转，实现长远目标。

工作管理流程的各个阶段

一个完整的工作管理流程包含几个阶段，每个阶段都有不同的目的，共同推动工作向前发展。

• 工作识别

识别阶段的目标是确定并记录需要完成的工作、完成方式以及完成的时间表。在这个阶段，具体地说明和概述工作内容非常重要。

举个例子，假设一家公司确定需要在下个季度开展一项营销活动。那么，相关的任务可能包括博客文案、社交媒体文案、一次网络研讨会、一个 bug 修复以及一个产品功能发布——这些都属于不同团队负责的项目。为了开始这项工作，团队可以使用像 Trello 这样的看板工具，并根据活动的具体需求进行调整。在这种情况下，管理该项目的团队将创建并自定义一个看板来管理信息、邀请同事、设置成员权限并添加任务。

简单来说，“工作识别”就是先把要做的事情都想清楚、写明白，包括要做什么、怎么做、什么时候做完。就像是给整个工作定个调子，打个草稿。

• 工作计划

在计划阶段，管理者需要预测他们将需要的资源、项目的时间表，以及构成最终交付成果的各个小交付成果。

举个例子，一位市场经理会列出不同的任务，将它们与所需的技能相匹配，并找出组织内部在下个季度拥有这些技能且有空闲时间的人。假设他们需要文案撰写人员、社交媒体专家、设计师、产品营销经理和开发人员来完成活动的所有交付内容。然后，经理会将可用资源与活动的需求进行匹配。这有助于管理者评估他们是否拥有内部人才，或者是否需要提升团队成员的技能，并考虑到其他也需要相同资源的项目。像 Confluence（一款团队协作软件）中的“项目计划”和“项目海报”等模板可以作为所有这些重要项目信息的真实来源。

• 工作排程

排程阶段是工作管理流程的基础。为了制定万无一失的排程，管理者需要首先全面了解未来几周甚至几个月的情况。然后，明智的做法是在员工的日程安排中创建缓冲时间，以便他们在需要请病假时赶上任务，或者为休息、研究和学习留出空间。

例如，在安排设计师时，经理可能会发现一位设计师已经被分配到另一个项目，而另一位设计师则在关键交付期间预订了休假。排程阶段会提醒他们注意这种可能的时间冲突，以便他们能够主动从另一个团队或自由职业者那里找到设计师来顶替。

• 工作执行

执行阶段可能是工作管理流程中持续时间最长的阶段，也是行动开始的阶段。通过顺畅的工作管理流程，团队成员可以轻松地按计划执行任务并达到交付里程碑。在这个阶段，营销活动将全面展开，博客内容和社交媒体文案将按既定节奏发布，产品错误已得到修复并已宣布，新功能发布也已准备就绪。

团队协作是此阶段的关键，像 Jira 这样的工具可以帮助打破信息孤岛，使所有团队（从财务到工程）都围绕手头的任务保持一致。团队可以在 Jira 中使用时间线、列表、日历或看板视图，以最适合他们及其利益相关者的方式展示工作，从而帮助每个人保持一致并按计划进行。

• 工作跟进

工作跟进阶段是监控任务进度、集思广益解决挑战以及沟通延误情况的阶段。事情并不总是按计划进行。糟糕的计划、低效的排程以及缺乏沟通和协作都可能导致任务偏离轨道。跟进阶段允许管理者解决瓶颈、调整截止日期并记录变更。

假设一项新功能发布意外延误，这会影响到其他相关任务。借助 Atlassian Home 中的 Goals 功能，负责交付新功能的团队可以通过发布每周项目更新来让他们的利益相关者了解任何进展更新。

传统上，关于工作的重要沟通都是在会议中进行的。但是，要让每个人都抽出时间参加会议可能很困难，而且会议还会打断团队成员的专注时间。Loom 提供了一种简单的方式，让每个人都可以共享屏幕并录制视频消息、反馈或项目更新，而无需等到下次会议。Loom 视频可以在 Goals、Confluence 页面、Jira 任务或团队工作的任何其他地方共享。

• 工作分析

工作分析阶段是查阅文档以获取经验教训的阶段。工作分析可以深入了解障碍和成功，以便集思广益地解决问题，并为取得成就创建可重复的流程。

在这个阶段，团队将分析新产品功能发布延误背后的原因。是因为新团队成员需要更好的入职培训吗？是因为开发人员被调到另一个项目了吗？是因为开发人员没有得到完整的产品路线图吗？根据这些问题的答案，你可以制定解决方案并将其用于未来的工作管理场景。

为了进行全面的分析，你需要能够提供准确洞察力并帮助你了解工作状态的数据和报告功能。像 Jira 这样的工具可以帮助平衡和控制团队工作量，放大以获得一天的视图，并使你能够进行特定于项目的报告。

Atlassian工作管理工具套件

工作管理并非易事，但技术可以极大地改善你的体验。与其选择可能导致任务和细节遗漏的“一体化”工具，不如选择一个包含一套工具的工作管理平台，每个工具都有其独特的优势。

• 沟通： 用 Loom 录视频就像发语音消息一样方便，但又能展示屏幕，更直观地表达想法，减少开会和发邮件的麻烦。

• 协调： Jira 就像一个项目管理中心，让大家清楚地知道有什么任务、什么时候完成、谁负责，避免工作重复和遗漏。

• 内容： Confluence 就像一个团队共享的“云盘+笔记本”，大家可以在这里一起编辑文档、分享资料，方便又高效。

• 协作： Trello 就像一个任务看板，用卡片的形式把任务列出来，大家可以清楚地看到任务的进度和优先级，方便团队协作。

• 异步沟通： 简单来说就是“不用等大家都在线才能沟通”，比如用视频留言的方式，即使大家不在同一个时间工作，也能及时交流信息。这种方式对于跨时区的团队尤其重要。